Lehet az ajánlatod lenyűgöző megjelenésű, tele szemrevaló képekkel, grafikákkal… Ha a benne található szöveges tartalom nem meggyőző, akkor ezek önmagukban mit sem érnek. Most azokat a kifejezéseket nézzük meg, amiket mindenképp kerülj az ajánlataidban!
Gyakran még a tapasztalt ajánlat készítők is beleesnek abba a hibába, hogy olyan szavakat, kifejezéseket használnak, amelyeket inkább kerülniük kellene, mert alááshatja az integritásukat. Annak érdekében, hogy te ne ess ebbe a hibába, összeállítottunk egy listát az ajánlatokban elkerülendő szavakról és a helyettük használandó alternatívákról.
Listánk természetesen nem teljes körű, és az is előfordulhat, hogy vannak olyan kivételes esetek, amikor megengedhető ezeknek a kifejezéseknek a használata. Az alábbi felsorolást tehát inkább tekintsd útmutatónak.
Azaz a mankónak használt kifejezések
Amikor az ajánlat készítője nem tud mit mondani, gyakran semmitmondó kifejezésekkel próbálja azt éreztetni, hogy pontosan tudja, miről ír. Például ha azt írja, hogy “megértjük a követelményeket”, azzal az égvilágon semmilyen megértést nem mutat be, csupán mankóként használja a megértés szót.
Ehelyett sokkal erőteljesebb hatással lehetsz az ügyfélre, ha leírod, hogyan tudsz megfelelni a követelményeinek. Ezzel megmutatod neki, hogy megértetted és alkalmas vagy a feladatra!
Azaz a dicsekvő mondatok
A túlzott dicsekvés miatt az ajánlattevő elveszítheti hitelességét. Tudjuk, hogy minden 10 fős cég “világszínvonalú szolgáltatást nyújt”, “egyedülálló képesítéssel rendelkezik”, a legmodernebb eszközöket és technológiákat használja”, vagy épp “thought leader a saját piacán”.
Ehelyett célszerű elhagynod mindenféle nagyzolást és öndícséretet, és koncentrálj arra, hogy konkrét, mérhető információkat és terveket nyújts az ügyfél számára. Írd le világosan, hogyan fogsz segíteni az ügyfél problémáinak megoldásában.
Azaz a homályos, haszontalan kifejezések
Soha senkit nem mozgattak még meg azok a kifejezések, hogy “örömünkre szolgál, hogy ajánlatot tehetünk Önnek”, “lelkesek vagyunk a munka elvégzésére”, “elkötelezettek vagyunk a csúcsminőség mellett”, vagy “ügyfeleinket helyezzük az első helyre”.
Ehelyett írd le világosan és konkrétan, hogyan fogod elvégezni a munkát, és milyen lépéseket fogsz követni a sikeres végrehajtás érdekében. Például:
„A projekt első lépéseként alaposan felmérjük az Ön igényeit, majd részletes tervet készítünk, amely tartalmazza a határidőket, a költségeket és a szükséges erőforrásokat. Az implementáció során rendszeres ellenőrzéseket végzünk, és heti jelentéseket küldünk Önnek a projekt előrehaladásáról. Ezzel biztosítjuk, hogy a munka pontosan az Ön elvárásainak megfelelően valósuljon meg.”
Azaz a gyenge, félénk kifejezések
“Úgy gondoljuk/érezzük”, “arra törekszünk”, “próbálkozunk”, “szándékunkban áll” stb. Ezek mind olyan kifejezések, amelyek arra utalnak, hogy az ajánlattevő részéről elfogadható, ha a teljesítés valamiért nem sikerül.
Az ilyen kifejezések helyett használj aktív, határozott mondatokat. Például, ahelyett, hogy azt írnád, „arra törekszünk, hogy határidőre befejezzük a projektet”, inkább fogalmazz így: „Garantáljuk, hogy a projekt a megadott határidőre befejeződik.” Az aktív mondatok világossá teszik az elkötelezettségedet és biztosítják az ügyfelet arról, hogy a vállalt feladatok teljesítését komolyan veszed.
Azaz a felesleges szavak
Az ajánlatok szövegezésekor kulcsfontosságú, hogy minden információ tömör és világos legyen. Az olyan felesleges jelzők és kifejezések, mint „tényleges tapasztalat” vagy „vélemények konszenzusa”, csak növelik a szöveg bonyolultságát anélkül, hogy valódi értéket adnának hozzá.
Ehelyett koncentrálj arra, hogy világosan és egyszerűen fogalmazz, közvetlenül a lényegre térj, anélkül, hogy bonyolult és körülményes kifejezéseket használnál.
Azaz a szleng
Beszélgetés közben jól elférnek a vicces vagy baráti kifejezések, mint például „kiterítjük eléd a vörös szőnyeget”. Azonban egy írott ajánlatban ezek a kifejezések nagyon furcsán mutathatnak. Még ha baráti is a munkakapcsolat, az ajánlatokat mindig érdemes formálisan elkészíteni. Ez azért fontos, mert az ajánlat később akár a szerződés részét is képezheti, így biztosítsd, hogy a dokumentum professzionális és hivatalos legyen.
Ezért amikor ajánlatot írsz, kerüld a szleng kifejezéseket és helyettesítsd őket formális, egyértelmű nyelvezettel. Ez nemcsak a professzionalizmusodat emeli ki, hanem biztosítja, hogy az ajánlat minden szempontból megfeleljen a hivatalos elvárásoknak.
Azaz a negatív kifejezések
Az ajánlatokban használt negatív kifejezések, mint például „nem fog teljesülni”, „nem lehetséges” vagy „soha”, rossz hangulatot kelthetnek az ügyfélben, és csökkenthetik a bizalmát.
Ehelyett próbáld meg a mondanivalódat pozitív formában megfogalmazni, hogy a lehetőségekre és megoldásokra fókuszálj.
Például:
A sikeres ajánlat egyik kulcsa tehát a professzionális és pozitív szövegezés. Kerüld a negatív kifejezéseket, és helyettük fókuszálj a megoldásokra és lehetőségekre. Használj cselekvő igéket és tiszta, tömör mondatokat, hogy ajánlatod meggyőző legyen. Az ügyfelek bizalmát úgy növelheted, ha egyértelműen és pozitívan fogalmazol, így nagyobb eséllyel fogadják el ajánlataidat.
A szöveget ugyan nem írja meg helyetted, de minden mást – amitől jók lesznek az ajánlataid és hatékonyabbak a kapcsolódó folyamataid – ajánlatkészítő szoftverünk, a Droposal biztosít számodra.
Próbáld ki most 14 napig ingyen és fedezd fel, hogyan tud Neked segíteni a profi szövegezésű ajánlatok megírásában: kattints ide!
