Hogyan spórolj időt vállalkozásodban: 3 hasznos tipp
Számos vállalkozás túl sok időt tölt ismétlődő, monoton feladatok elvégzésével, ahelyett, hogy azt a növekedést és az innovációt ösztönző tevékenységekre fordítaná. Kemény munkával messzire lehet jutni, de az okos munkavégzés olyan magasságokba repíthet, amilyet talán nem is mertél remélni.
Biztos, hogy hallottad már, hogy az idő pénz, és ez így is van, főleg, ha saját céged van. Az idő felbecsülhetetlen erőforrás a cégtulajdonosok számára. Ezt szem előtt tartva hatékonyabb lesz az a vállalkozás, aki az idejét a termelékenység maximalizálására fordítja.
3 tanács, ami segít időt spórolni vállalkozásodban
A jó hír az, hogy függetlenül attól, hogy céged kicsi vagy nagy, vannak olyan tippek és eszközök, amelyek segítenek az idődet jól használni és felszabadítani, ezzel pénzt és energiát takarítva meg Neked. Nézzük csak:
1. Könnyen elérhető információk
Az értékesítők és a vállalkozás tulajdonosok szinte állandóan úton vannak. Emiatt sokszor nem tudnak rögtön reagálni az ügyféltől érkező egy-egy új megkeresésre, vagy kérdésre. Pedig az irodán kívül való tartózkodás nem azt kellene hogy jelentse, hogy teljesen elszakadsz a munkától, és annak az esélyétől, hogy kapcsolatba léphess üzletfeleiddel.
Például, ha útközben ajánlatot küldenél ki, vagy megnéznéd, hogy éppen hogy áll a tárgyalás egy-egy ügyféllel, akkor nagy segítség lehet egy olyan felhőalapú ajánlatkészítő szoftver, ahol már az irányítópulton, egy helyen megjelenik minden adat, így egyáltalán nem kell azokat keresgélned. Ilyen program a Droposal is.
2. Programok használata
A napi frusztrációkat könnyen elkerülheted egy kis rendezettséggel. Gondolj bele például, hányszor kell a számítógépen fájlokat keresgélned, e-mailek között kutakodnod, vagy a szekrényből megtalálnod azt az egy papírt, ami éppen neked kell. Az alábbi ötletek és programok segíthetnek mindezeket elkerülni:
E-mailek kezelése: ne ellenőrizd állandóan az e-maileket. Inkább jelölj ki naponta egy-egy időszakot erre. Használhatod a Pomodoro technikát is: 25 perc munka, majd 5 perc szünet.
Dokumentumok rendszerezése: a Google Drive-ban tárolhatod és megoszthatod a különböző fájlokat.
Folyamatok rendszerezése: szervezd meg üzleti folyamataidat és projekteidet felhőalapú szoftverekkel, mint a Jira, Trello vagy Asana.
Kommunikációs eszközök: használj Zoomot, Google Meetet vagy Microsoft Teamst a hatékony megbeszélésekhez.
Naptár: egy jó naptárprogram, mint a Google Calendar vagy Calendy, segít nyomon követni a teendőidet.
Mindent egy helyen: CRM vagy ERP rendszerek, mint a Redlen vagy Zoho, segítenek mindent egy felületen kezelni. Egy ajánlatkészítő szoftver, mint a Droposal, pedig kiváló kiegészítője lehet ezeknek a programoknak.
3. Automatizálás
Ha már a munka leegyszerűsítésről van szó, akkor nem lehet elmenni az automatizálás lehetősége mellett sem. Biztosan vannak olyan feladatok és folyamatok a vállalkozásodban, amik külön embert vagy akár egy csapatot kívánnak, holott egy számítógépes program könnyedén és automatizálva megoldaná ezeket a teendőket.
Annak érdekében, hogy órákat spórolj vállalkozásodnak, automatizálhatod például a bérszámfejtést, a könyvelést, a marketing egy részét, sőt, az ajánlatok kiküldését és nyomonkövetését is.
Ha olyan céged van, ami naponta több ajánlatot küld ki, akkor mindenképp érdemes megfontolni egy szoftver használatát, amivel egyszerűen és gyorsan ízléses dokumentumokat lehet készíteni, ezeket egy gombnyomással elküldeni. Ezután már szinte minden a program dolga, hisz automatikusan emlékezteti a leendő ügyfelet arra, hogy várakozol a döntésére. Ezzel mindenképpen időt szabadíthatsz fel más dolgok javára, mint például stratégiák megtervezésére, termékfejlesztésre, sőt akár esetleg még egy nyaralásra is.
A Droposal pontosan egy ilyen komplex, felhőalapú ajánlatkészítő szoftver, ami nem csak a fentiekre képes. Itt rendszerezheted meglévő és potenciális partnereid adatait, az összes termékedet és szolgáltatásodat, ezzel is átláthatóbbá téve azokat. Ezen felül nem csak az ajánlatokat tudod itt létrehozni, de más fontos dokumentumokat is hozzá adhatsz az ajánlatodhoz. Mindegyik ajánlat a vállalkozásod arculatát fogja tükrözni, amihez semmi más nem kell tenned, csak a céges logót feltölteni, majd a program mindent elintéz helyetted.
Próbáld ki a Droposalt most 14 napig ingyen, és fedezd fel, hogyan tudsz időt megtakarítani vállalkozásodban a segítségével: kattints ide!
Összegezzünk
Az időspórolás és az időrabló tevékenységek minimalizálása tehát kulcsfontosságú a vállalkozásod hatékony működéséhez. Vegyél részt a cég ügyeiben útközben is, hogy az utazások ne raboljanak el értékes időt. Használj praktikus programokat, mint a Google Drive, a Zoom, a Google Calendar, vagy épp a Droposal, amelyek megkönnyítik a mindennapi tevékenységeket. Az automatizálás révén pedig a monoton feladatok helyett a fontosabb teendőkre koncentrálhatsz. Ezeknek a tanácsoknak a megfogadásával gyorsan tapasztalhatod majd a pozitív változásokat vállalkozásodban!