Excel és az ajánlatok: hátrányok és alternatívák

Tapasztalatból tudjuk, hogy számos vállalat még mindig az Excelre támaszkodik nem csak ajánlatkészítésben, de különböző feladatokban is, mint pl. az ütemterv, időbeosztás, készletkezelés, adatelemzés. Nem is csoda, hisz a Microsoft Excel egy népszerű táblázatkezelő program, amely számos intelligens funkcióval és egyéb remek tulajdonsággal bír. De biztosan alkalmas az ajánlatok kezelésére is?

Az Excel tehát valóban egy jó eszköz, ám nagyon sok vállalkozás számára egyszerűen már nem elég, mert idejét múlt, lassú és rengeteg potenciális üzlettől eshet el miatta egy vállalat. A versenyképesség megőrzéséhez viszont olyan megoldásra van szükség, amely megfelel a mai trendeknek, jobb kontrollt biztosít az adatok és az azokon alapuló kritikus üzleti folyamatok és döntések felett.

Miért nem elég jó az Excel ajánlatkészítésre?

Manuális adatkezelés és emberi tényező

Az Excellel való ajánlat készítésénél rengeteg adatot kell manuálisan rögzíteni, ezzel automatikusan sok hibalehetőséget idézve elő. Legyünk őszinték, az emberi hibák előfordulhatnak minden olyan rendszerben, amelyet manuálisan használnak, de az Excel különösen érzékeny az emberi hibákra és a hibaelhárítási folyamata is meglehetősen nehéz. Akármennyire is “Excel mester” valaki, ha egy képletet véletlenül hibásan futtat, akkor rossz adatok kerülnek felhasználásra (itt nem hatalmas bakikra kell gondolni, elég egy rossz helyre rakott vessző).

Tétel törzsadatok hiánya / Újra felhasználható tételek hiánya

Az Excel használata közben gyakori problémát jelent, amikor ugyanazokat a tételeket próbáljuk ismételten felhasználni. Ilyen esetben gyakran előfordulhatnak eltérések az árazásban vagy a megnevezésben. E konzisztencia hiánya komoly pontatlanságokat eredményezhet, hiszen előfordulhat, hogy különböző verziók léteznek ugyanarról a tételről, és nehéz eldönteni, melyik a legfrissebb, legpontosabb változat. Ennek következtében az ajánlatok pontatlanok lehetnek, ami kellemetlen helyzeteket idézhet elő.

Utánkövetés nincs, vagy nehéz

Mivel az Excel nem rendelkezik beépített nyomon követési funkciókkal, nehéz nyomon követni, hogy melyik ajánlatot küldték már ki, melyikre érkezett visszajelzés, és hol tart az ügyféllel való egyeztetés. Ez a hiányosság gyakran vezet elfelejtett feladatokhoz vagy elmaradt visszajelzésekhez, ami hosszú távon negatívan befolyásolhatja az üzleti kapcsolatokat és csökkentheti az értékesítési eredményeket. Az ajánlatok utánkövetésének hiánya egyértelműen hátráltathatja a folyamatokat, és az értékesítési lehetőségek elvesztéséhez is vezethet.

Nehéz együttműködés és könnyű adatváltoztatás

Ha úgy adódna, hogy egy vállalkozásnál mindenki tudja használni szoftvert és értik is a vállalati Excel dokumentumokat, a program akkor is megnehezíti  az együttműködést a különböző munkatársak vagy osztályok között (a mobil és felhőalapú változatán is). Gondoljunk csak bele például, hogy a jogosultság ellenőrzés hiánya miatt észrevehetetlen módosításokat tudnak a munkavállalók kivitelezni és ezzel rendkívül nagy veszteséget okozhatnak a vállalkozásnak (pl. felülírják egymás munkáját).

Kompatibilitási problémák és nehéz átláthatóság

Az Excel nem csak a munkatársak együttműködését nehezíti meg, de a szoftver maga sem képes integrálódni a rendszerekkel, ezzel megnehezíti a felhasználók számára az árajánlatok hatékonyságának felmérését, azok követését, és az átlátható nyilvántartás fenntartását. Felhasználói felülete közel sem olyan felhasználóbarát, és nem teszi lehetővé, hogy az értékesítő gyorsan hozzáférjen a potenciális vagy már meglévő ügyfelek információihoz, hisz az Excel túl sok keresést és görgetést igényel felfelé vagy lefelé, illetve egyik lapról a másikra, vagy pedig bonyolultabb képletek futtatásához kell folyamodni, egyetlen adat kinyeréséért.

Adatelemzési nehézségek

Meglévő és beáramló céges információk megértése fontos a vállalat naprakészen tartásához, de az Excel nem mutat mindig valós idejű integrált adatokat, és nem képes egyszerűen riportokat készíteni a manuális folyamatoknak köszönhetően.
Ezáltal a cég lemaradhat a versenytársakhoz képest, mert még egy profi értékesítővel is előfordulhat, hogy átsiklik a szeme egy-egy adaton, vagy nem megfelelő riportot készít, mert rossz képletet ír be.

Mit használj helyette?

Az ajánlatkészítő szoftverek kifejezetten az ajánlatok létrehozására, kezelésére és utánkövetésére lettek kitalálva! Egy ilyen rendszer segítségével gyorsan és egyszerűen készíthetőek az ajánlatok, és egy helyen látni minden információt róluk.

Nézzük milyen további előnyei vannak egy ajánlatkészítő szoftvernek

• Gyorsaság – mindössze pár kattintással el lehet készíteni egy egyedi ajánlatot, ezzel megelőzve a konkurenciát, valamint jelentős idő is megtakarítható

• Több ajánlat kiküldés rövidebb időn belül – mivel gyorsan elkészíthető az ajánlat, sokkal több potenciális ügyfelet szolgálhatunk ki, nagyobb esélyt adva a több értékesítésnek is

• Automatizálás – az automatikus utánkövetésekkel nem lesz többé egyetlen kiküldött ajánlat sem elfelejtve, és még egy percet sem kell e-mail írásokkal és kiküldésekkel tölteni

• Könnyű használat – minimális számítógépes tudással is könnyedén kezelhetőek, nem kell hozzá szakember és bárki könnyedén tud szép és átlátható riportokat készíteni

• Azonnali és megbízható adatok – a lekérdezhető riportok nem csak átláthatóak, de valós idejűek és biztosan a jelenlegi helyzetet mutatják

• Professzionális és ízléses ajánlatok – egy jó szoftverrel igazán szép és letisztult ajánlatokat lehet kiküldeni a leendő klienseknek, ezzel kitűnve a tömegből és minőséget mutatva

• Integráció – egy megfelelő ajánlatkészítő program több más szoftverrel is kompatibilis, így nem kell adatok manuális átvitelével vesződni, ezáltal minden információ könnyedén, egy helyen kezelhető

• Egyéb funkciók – egy ilyen szoftver bevezetésénél nem “csupán” egy ajánlatkészítőt kapunk, hisz legtöbbször ezek a alkalmazások más funkciókkal is el vannak látva, amelyek megkönnyítik az értékesítést és ügyfélkezelést

Összegezzünk

Az Excel amúgy egy szuper program és biztosan jobb, mint egy toll és papír, de mindig van egyszerűbb és hatékonyabb módszer. Ha szenzitív adatokat kezel a vállalkozás, vagy sok ajánlat kerül kiküldésre (akár naponta), esetleg többen is dolgoznak az értékesítési csapatban, akkor érdemes megfontolni egy ajánlatkészítő szoftver használatát.

Ilyen szoftver a Droposal is, ami hatékonyan kezeli az ajánlatokat és az ehhez kapcsolódó adatokat!

Próbáld ki most 14 napig díjmentesen: kattints ide!

Vagy kérj ingyenes bemutatót ide kattintva!